Документи в управлінській діяльності
Тема 2. Особливості української орфографії у професійному мовленні та її значення для правильного оформлення ділових паперів
8. Документи в управлінській діяльності
Найчисленнішою групою документів є система управлінських (адміністративних, загальних) документів, пов’язана з виконанням основних управлінських функцій (планування, координація діяльності тощо).
До її складу входять:
1. Організаційні документи (положення, статут, інспекція, правила).
2. Розпорядчі документи (постанова, ухвала, розпорядження, наказ, витяг
3. Довідково-інформаційні документи (акт, відзив, висновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояснювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспонденція), телеграма, факс, телефонограма).
4. Документи з кадрово-контрактових питань (автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова угода).
5. Особисті офіційні документи (доручення, розписка, заповіт, посвідчення).
Спеціалізована документація
Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють
1. Документи з господарсько-договірної діяльності (договір на постачання, договір підряду, договір на матеріальну відповідальність, договір на спільну діяльність, договір оренди обладнання, транспорту, приміщення, договори щодо створення нових форм господарювання, господарські договори в наукові діяльності, договори про взаємовідносини підприємств і банків).
2. Документи з посередницької діяльності (договір про надання посередницьких послуг, договір про інформаційне обслуговування).
3. Документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні та претензійні листи, позовні заяви).
4. Документи в банківській діяльності (договір про здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад; кредитний договір, договір про спільну діяльність, договір лізингу (лізингова угода), договір про пайовий внесок).
5. Обліково-фінансові документи (акт, відмова від акцепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення відкриття рахунку в банку, заява, картка зі зразками підписів, чекова книжка (чек), реєстр чеків).
6. Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності (контракти, додаток до контракту, запис бесіди, протокол намірів, договір, статут).
7. Документи в рекламній діяльності (договір, угода).
Формуляр, реквізит, бланк
Документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі управлінської інформації є основним видом ділової мови.
Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, мати офіційний характер, бути адресним, тематично обмеженим, максимально точним і придатним до тривалого зберігання. Кожен документ складається з окремих складових частин – реквізитів.
Сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів документа називається формуляром. Формуляр документа повинен мати всі необхідні для оперативної роботи реквізити. Закріплення за ними постійних місць дозволяє стандартизувати документи, робить їх зручними для зорового сприймання та роботи з ними. Типові формуляри є базою для проектування бланків окремих документів.
Бланк – це аркуш паперу з частково відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформацію. Бланками користуються при здійсненні однотипних операцій, виконання яких пов’язано із заповненням однакових за формою й змістом документів. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів тощо.
Документи, що обслуговують наукову та професійну діяльність особи.
Організаційні документи: положення, інструкція, правила.
Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання.
До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Разом із розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають документацію із питань загальної діяльності.
Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.
Положення є типові та індивідуальні.
Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій.
Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації.
Положення може мати такі реквізити: герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження.
Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.
Крім зазначених, можуть розроблятися положення, що регулюють організаційні, трудові та інші відносини із конкретного питання, про організацію і проведення культурно-масових і спортивних заходів, конкурсів-оглядів тощо. Структура і зміст таких положень визначаються авторами-організаторами заходів.
Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має розробка положень про структурні підрозділи.
Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника.
Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи, організації.
1. Інструкція – правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.
Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного устаткування та ін. Кожна з них має бути затверджена вищестоящими органами або керівниками організацій. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом (із зазначенням номера і дати видання).
Інструкція, крім грифа про затвердження має такі реквізити: найменування її виду, заголовок, текст; посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, її підпис, дата, індекс. Текст викладають у логічній послідовності, групують за розділами, до яких іноді додають підзаголовки, розбивають на параграфи (позначають арабськими цифрами). В інструкції вживають слова: повинен, зобов’язаний, необхідно, не припускається, слід. Розділи об’ємних інструкцій позначаються римськими цифрами, а пункти – арабськими.
Текст інструкції повинен бути коротким, точним, зрозумілим. Його викладають від другої особи або від третьої, рідше – у безособовій формі.
Широко застосовуються посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для посадових осіб, інженерно-технічних осіб, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов’язки працівників, коло їх завдань, особисту відповідальність та ін.
2. Положення – це правовий акт, що встановлює основні правила організаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів.
Ці документи можуть бути як типовими, так і індивідуальними.
Типові розробляються і затверджуються вищестоящими органами управління.
Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ.
Положення повинно мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст.
Текст звичайно складається з таких розділів: 1. Загальні положення. 2. Власність і кошти підприємства. 3. Виробничо-господарська діяльність. 4. Права та обов’язки підприємства або його підрозділів. 5. Структура управління. 6. Реорганізація і ліквідація установи, підприємства, організації.
У першому розділі вказують цілі, що служили підставою для створення підприємства, установи, організації або їхніх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями, підрозділами. У другому – вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпоряджання надлишками обігових коштів. В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції.
3. Постанова – це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв’язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки.
Постанови видають КМУ на основі та для виконання законів, у деяких випадках – Верховна Рада, профкоми та ін.
Текст постанови складається з двох частин – констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець та термін виконання.
Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляють для візування керівникам.
Проект документа разом із супровідним листом і довідками про погодження (і розбіжностях, якщо вони є), підписаними керівниками установ, котрий відповідає за його видання.
ДОКУМЕНТИ З ГОСПОДАРСЬКО-ДОГОВІРНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ: договір, контракт, трудова угода. Господарська діяльність грунтується на договірних зобов’язаннях та передбачає в умовах цих договорів шляхи розв’язання певних суперечок, пов’язаних з термінами виконання робіт, з постачанням продукції чи з порушенням розрахункових відносин і т. ін.
Угода (договір) – це документ, що закріплює правові стосунки юридичних осіб (контрагентів) або фізичної особи з юридичною особою. Характер угоди, умови, термін виконання або дії, права й обов’язки сторін обов’язково відбиваються у відповідних пунктах договору (угоди)і складають сукупність даних, що забезпечують документу правову чинність. З точки зору структури тексту ці пункти являють собою блоки – текстові фрагменти з типовими заголовками та набором стандартних фраз. Мінімально таких модулів (блоків) повинно бути сім:
1) представлення сторін;
2) предмет договору(угоди);
3) обов’язки сторін;
4) умови та порядок розрахунків;
5) відповідальність
6) термін дії угоди(договору);
7) юридичні адреси та платіжні реквізити сторін.
Окрім зазначених, у текст угоди (договору) вводяться при необхідності такі пункти: спірні питання; вартість угоди; угоди (особливі умови); відповідальність сторін (санкції); порядок розрахунків (платежі і розрахунки); обставини неперевершеної сили (форс-мажор); гарантії виконання обов’язків (якість товару); порядок здачі і приймання робіт; порядок вирішення суперечок (арбітраж) тощо.
Заголовок документа з ключовим словом “угода” (угода про поставку, угода про підряд, угода про оренду, трудова угода, угода про надання послуг, угода про забезпечення електроенергією)являє собою словосполучення з іменником у знахідному відмінку з прийменником “про” або іменника “контракт” з родовим відмінком залежного слова (контакт оренди приміщення, контракт купівлі-продажу).
Використання будь-якої іншої відмінкової форми є неправильним.
У модулях (блоках) договору, контракту вказуються такі дані: Представлення сторін передбачає повну назву установи, організації і посаду осіб, що підписують документ. Окрім того, тут подаються підстави, на яких діють ці особи, і умовні позначки, які будуть заміняти їх у пакеті документа. Предмет договору. Тут вказується, що саме є спільною метою угоди: товарообмін, купівля-продаж тощо. Якщо в угоді відсутній блок “вартість”, то в цьому блоці вказується вартість угоди. Обов’язки сторін. У цьому блоці чітко формулюється, які саме обов’язки беруть на себе сторони, що укладають договір. Умови і порядок розрахунків. Записуються умови оплати виконаних послуг, отримання товару, порядок розрахунків. Відповідальність сторін. Формулюється, які санкції будуть застосовані до сторони, котра порушила взяті на себе обов’язки. Строк дії договору. Вказується початок і закінчення терміну дії договору, порядок його продовження або дострокового розірвання. Юридичні адреси та реквізити сторін. Указуються точні поштові адреси і банківські реквізити організації, проставляються підписи осіб, печатки організацій, які уклали договір.
Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, заохочення, накладання дисциплінарних стягнень. До таких документів належать: особові картки, заяви, накази по особовому складу, характеристики, автобіографії, анкети, доручення, розписки, особові справи, трудові книжки.
Довідково-інформаційні документи:
– Анотація
– Відгук
– Рецензія
– Висновок
– Довідка
– Звіт
– План
– Службові листи
– Оголошення
– Протокол, витяг з протоколу, резолюція
– Прес-реліз. Стаття
– Наукова робота (курсова, дипломна)
– Конспект
– Адреса
– Телефонограма, радіограма, факс
– Доповідна записка
– Пояснювальна записка
– Резолюція
– Повідомлення
До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обгрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.
Акти. Акт – це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.
Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва організації; гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи. Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: “чого?” (“Інвентаризації”, “Перевірки стану…” і т. д.).
Текст акта складається із вступної та констатуючої частин. У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому. При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали.
Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії. У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці. У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.
Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.
Датою акта є дата актованої події.
Службові листи. Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.
Усі листи поділяються на такі види: ділові; особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.
Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії:
Обліково-фінансові документи
– Акт
– Доручення
– Розписка
– Список
– Таблиця
– Накладна
Розпорядчі документи: ухвала, розпорядження, наказ (проект наказу), вказівка.
Розпорядча діяльність в органах державної податкової служби документується шляхом прийняття рішень колегії, видання наказів та розпоряджень.
Рішення колегії. Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій органів державної податкової служби України. Його текст складається із двох взаємопов’язаних частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині пояснюється, чим викликане рішення і включає в себе вступ, оцінку ситуації, переказується суть акта вищого органу управління, на виконання якого видається рішення.
У розпорядчій частині документа, яку прийнято розпочинати словами: “колегія вирішила:” дається перелік заходів, визначаються виконавці, вказуються терміни виконання. Важливо, щоб текст розпорядчої частини, який може поділятися на окремі пункти, був сформульований конкретно, чітко, ясно, не вступав у суперечність із раніше прийнятими розпорядчими документами. Рішення підписуються головою та секретарем колегії і втілюються у життя наказами керівників ОДПС або доводяться до виконавців у формі витягу з протоколу засідання колегії.
Накази. Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо. Наказ із питань основної діяльності – це розпорядчий документ, в якому керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.
Накази бувають ініціативні та на виконання рішень вищих органів. Ініціативний наказ видається з метою оперативного впливу на діяльність колективу з урахуванням ситуації, яка склалася, та перспектив розвитку. Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами відповідних структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.
Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.
Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.
Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається словом “НАКАЗУЮ”, яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.
Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу. У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовлено наказ. Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу.
Розпорядження. З оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органів вищого рівня, наказів органів державної податкової служби, рішень колегій можуть видаватися розпорядження. Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами: “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”, “ДОРУЧАЮ”, “ВИМАГАЮ” та ін. Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції.
ДОДАТОК
Документи поділяються на види за кількома ознаками.
1. За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.
2. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті.
Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються відповідно до єдиних вимог.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.
3. За місцем виникнення документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх – документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.
4. За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.
5. За напрямом документи поділяються на вхідні й вихідні.
6. За формою документи стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й відповідно до обов’язкових правил (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
7. За термінами виконання документи є звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Звичайні безстрокові документи виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи з позначкою “дуже терміново”.
8. За ступенем гласності документи поділяються на загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначку “Таємно”. Розголошення змісту такого документа веде до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу “Для службового користування”, який проставляють у правому верхньому куті першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.
9. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії й виписки.
Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потреби завірений штампом і печаткою.
Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа вгорі праворуч обов’язково робиться помітка “Копія”. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії називаються відпуском.
Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг) з нього.
Якщо документ загублено, видається його повторний примірник – дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
10. За складністю документи поділяються на прості (односкладові) і складні.
11. За термінами зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.
12. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними і відтвореними механічним способом.
Організацію роботи з документами та діяльність щодо їх створення називають діловодством.
Сукупність документів, пов’язаних між собою за походженням та призначенням, називається системою документації.
Формуляр документа
Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:
01 – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
03 – зображення нагород;
04 – код організації;
05 – код форми документа;
06 – назву організації вищого рівня;
07 – назву організації;
08 – назву структурного підрозділу організації;
09 – довідкові дані про організацію;
10 – назву виду документа;
11 – дату документа;
12 – реєстраційний індекс документа;
13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 – місце складання або видання документа;
15 – гриф обмеження доступу до документа;
16 – адресат;
17 – гриф затвердження документа;
18 – резолюцію;
19 – заголовок до тексту документа;
20 – відмітку про контроль;
21 – текст документа;
22 – відмітку про наявність додатків;
23 – підпис;
24 – гриф погодження документа;
25 – візи документа;
26 – відбиток печатки;
27 – відмітку про засвідчення копії;
28 – прізвище виконавця і номер його телефону;
29 – відмітку про виконання документа і направлення його до справи;
30 – відмітку про наявність документа в електронній формі;
31 – відмітку про надходження документа до організації;
32 – запис про державну реєстрацію.
Розрізняють два основних види формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.
Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.
Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
