Облік виробничих запасів
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК
ЧАСТИНА 2. БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ФІНАНСОВИЙ ОБЛІК
Розділ 2.
Облік виробничих запасів
2.3. Облік наявності і руху виробничих запасів
2.3.1. Облік виробничих запасів
Для забезпечення документального відображення в бухгалтерському обліку наявності і руху виробничих запасів необхідно користуватися відповідними нормативними документами. Так, наказом Міністерства статистики України № 193 від 21.06.1996 р. “Про затвердження типових форм первинних типових документів з обліку сировини та матеріалів” затверджено
М-1 “Журнал обліку вантажів, що надійшли”;
М-2а “Акт списання бланків довіреностей”;
М-3 “Журнал реєстрації довіреностей”;
М-4 “Прибутковий ордер”;
М-7 “Акт про приймання матеріалів”;
М-8 “Лімітно-забірна картка”;
М-9 “Лімітно-забірна картка”;
М-10 “Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів”;
М-11 “Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів”;
М-12 “Картка №___________ складського обліку матеріалів”;
М-13 “Реєстр №___________ приймання-здачі
М-14 “Відомість обліку залишків матеріалів на складі”;
М-15 “Акт про приймання устаткування”;
М-15а “Акт приймання-передачі устаткування до монтажу”; М-16 “Матеріальний ярлик”;
М-17 “Акт №___________ про виявлені дефекти устаткування”;
М-18 “Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу”;
М-19 “Матеріальний звіт”;
М-21 “Інвентаризаційний опис №____________ “;
М-23 “Акт №_________ про витрату давальницьких матеріалів”;
М-26 “Картка обліку устаткування для установлення”;
М-28 “Лімітно-забірна картка №_______________ “;
М-28а “Лімітно-забірна картка №______________ “.
Для забезпечення розрахунків за виробничі запаси (незалежно від факту заключеного письмового договору або усної домовленості щодо поставки) від постачальника на адресу підприємства виставляється “Рахунок-фактура” (форма № 868). В рахунку-фактурі зазначається вся необхідна інформація, яка вказується платником у банківських платіжних документах: найменування постачальника і покупця; назви і коди обслуговуючих банків; номери розрахункових рахунків підприємств; найменування цінностей, за які буде проведено оплату та сума як без, так із урахуванням ПДВ (за умови, якщо постачальник є платником такого податку). Типова Форма документа “Рахунок-фактура” і приклад її заповнення наведено на зразку 2.1.
Надходження рахунку-фактури від постачальника на підприємство здійснюється заздалегідь з метою отримання від покупця за передоплатою передбаченої суми або разом із надходженням матеріальних цінностей.
В залежності від умов заключеного договору доставка придбаних виробничих запасів може забезпечуватися як силами постачальника, так і силами підприємства, яке купує матеріальні цінності.
З метою одержання від постачальника виробничих запасів по факту здійсненої передоплати або лише на підставі заключеного договору представнику одержувача видають “Довіреність на одержання цінностей” (див. зразок 2.2.).
Наказом Міністерства фінансів України № 99 від 16.05.1996 р. затверджена “Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей”. Зокрема в ній зазначено, що інструкція поширюється на підприємства, установи та організації, їхні відділення, філії, інші відособлені підрозділи та представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності.
Сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери відпускаються покупцям або передаються безплатно тільки за довіреністю одержувачів.
Бланки довіреностей є документами суворої звітності, що вимагає:
– їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 25 листопада 1993 року № 98, Служби безпеки України від 15 листопада 1993 року № 118, Міністерства внутрішніх справ України від 24 листопада 1993 року № 740;
– обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності;
– пронумерування, прошнурування та скріплення печаткою і підписами керівника і головного бухгалтера підприємства журналу реєстрації довіреностей;
– видачі бланків і журналів особі, на яку покладені обов’язки з реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей, за видатковою накладною;
Зразок 2.1
– контролю за своєчасним поданням документів (актів, накладних, ордерів тощо), що свідчать про використання довіреностей або невикористаних довіреностей;
– списання використаних бланків довіреностей за актом.
Довіреність на одержання цінностей видається тільки особам, що працюють на даному підприємстві.
Довіреність підписується керівником та головним бухгалтером підприємства або їх заступниками та особами, які на те уповноважені керівником підприємства. У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться централізованою бухгалтерією, довіреність на одержання цінностей підписується керівником підприємства та головним бухгалтером централізованої бухгалтерії або їх заступниками та особами, ними на те уповноваженими.
У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться безпосередньо керівником (власником) підприємства, довіреність на одержання цінностей підписується керівником (власником) самостійно.
Керівником підприємства затверджується перелік посад, зайняття яких надає відповідним працівникам право підписувати довіреність на одержання цінностей, та призначається особа, що здійснює виписування та реєстрацію виданих, повернутих та використаних довіреностей.
При виписуванні довіреності перелік цінностей, які належить отримати по ній (графа “Найменування цінностей” у бланку довіреності), наводиться обов’язково із зазначенням назви і кількості цінностей для одержання, незалежно від того, чи є такі відомості у документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей. Незаповнені рядки довіреності прокреслюються.
До видачі довіреності особи інструктуються про порядок і терміни використання та звітування про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності.
Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім’я яких вони виписані.
Строк дії довіреності встановлюється в залежності від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видана довіреність, однак, не більше як на 10 днів.
Довіреність на одержання цінностей, розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, допускається видавати на календарний місяць.
Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації довіреностей. Типова Форма “Журнал реєстрації довіреностей” наведена у зразку 2.3.
Зразок 2.2
При позбавленні довіреної особи права на одержання цінностей за виданою йому довіреністю, строк дії якої ще не минув, довіреність у такої особи вилучається. У разі анулювання довіреності, за якою отримуються цінності частинами або розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів чи доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, підприємство, що видало довіреність, негайно повідомляє постачальника про анулювання відповідної довіреності. З моменту отримання такого повідомлення відпуск цінностей за анульованою довіреністю припиняється. За відпуск цінностей за анульованими довіреностями відповідальність несе постачальник, а втрати від цього відшкодовуються у встановленому порядку.
Особа, якій видана довіреність, зобов’язана не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей, незалежно від того, одержані цінності за довіреністю повністю або частково, подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад (комору) або матеріально відповідальній особі.
Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.
Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у журналі реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невикористані довіреності гасяться надписом “невикористана” і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів.
Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.
Забороняється відпускати цінності у випадках:
А) подання довіреності, виданої з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;
Б) подання довіреності, яка має виправлення і помарки, що не підтверджені підписами тих же осіб, які підписали довіреність;
В) відсутності у довіреної особи вказаного у довіреності паспорта або іншого документа, що засвідчує довірену особу;
Г) закінчення строку дії довіреності;
Д) одержання повідомлення підприємства-одержувача цінностей про анулювання довіреності.
Після закінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей працівникам, на яких покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку.
Зразок 2.3
Відповідальність за дотримання постачальником встановленого порядку відпуску за довіреністю цінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей.
Відповідальність за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями цінностей покладається на посадових осіб, яким надано право підписувати довіреності, а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей.
Для отримання належних підприємству виробничих запасів у бухгалтерії постачальника, спираючись на дані із заключених договорів купівлі-продажу та інформації, вказаної у довіреності на одержання цінностей, здійснюється виписка накладних-вимог на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів або товарно-транспортних накладних (за умов транспортування вантажним автомобілем). Як у першому, так і у другому випадку один екземпляр накладної-вимоги або товарно-транспортної накладної, завіреної підписом одержувача, залишається у комірника підприємства-постачальника. Другий екземпляр вказаних документів, завірений підписом комірника підприємства-постачальника, передається одержувачу матеріальних цінностей.
Типова Форма документа “Товарно-транспортна накладна” і приклад його оформлення наведено у зразку 2.4.
Для обліку та контролю за надходженням та оприбуткуванням матеріальних цінностей на підприємстві застосовується “Журнал обліку вантажів, що надійшли” (форма №М-1).
Записи в журналі виконуються відділом постачання в міру надходження матеріальних цінностей на склад підприємства на основі товарно-транспортних документів, прибуткових ордерів, актів приймання матеріалів. У журналі також роблять відмітки про запитання, що пов’язані з розшуком вантажів, які не надійшли.
У графі “Примітка” записують дані про оплату рахунків, відмову від акцепту або суми часткового акцепту та інші.
Типова Форма “Журнал обліку вантажів, що надійшли” представлена у зразку 2.5.
Оприбуткування виробничих запасів, які надійшли від постачальника на склад покупця здійснюється на підставі супровідних документів: товарно-транспортна накладна, накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.
При оприбуткуванні матеріальних цінностей комірник може використовувати “Прибутковий ордер” (форма № М-4). Прибутковий ордер складається у двох екземплярах матеріально відповідальною особою у день надходження цінностей на склад.
Графа “Номер паспорта” заповнюється при оформленні господарських операцій щодо матеріальних цінностей, які містять дорогоцінні матеріали та каміння. Як правило, вказаний документ застосовується у випадках, коли доставлені по одному супровідному документу цінності підлягають оприбуткуванню одночасно на декількох складах у покупця. Виходячи із цього, на кожному складі підприємства-покупця складається комірником “Прибутковий ордер” лише на ті цінності, які були безпосередньо ним прийняті. Типова Форма документа “Прибутковий ордер” (Форма № М-4) і приклад його оформлення показано у зразку 2.6.
Зауважимо, що зберігання, приймання і відпуск матеріальних цінностей покладено на завідуючих складами, які являються безпосередньо матеріально-відповідальними особами. До початку їх роботи на вказаній посаді адміністрацією підприємства, повинно бути забезпечене укладання із ними “Договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність”, форма якого наведена у додатку Б1.
Так, статтею 135-1 Кодексу законів про працю України передбачено, що письмові договори про повну матеріальну відповідальність може бути укладено підприємством, установою, організацією з працівниками (що досягли вісімнадцятирічного віку), які займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов’язані із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Перелік таких посад і робіт, а також типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджуються в порядку, який визначається Кабінетом Міністрів України.
В той же час у статті 135-2 Кодексу законів про працю України зазначено, що при спільному виконанні працівниками окремих видів робіт, пов’язаних із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей, коли неможливо розмежувати матеріальну відповідальність кожного працівника і укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність, може запроваджуватися колективна (бригадна) матеріальна відповідальність.
Колективна (бригадна) матеріальна відповідальність установлюється власником або уповноваженим ним органом за погодженням з профспілковим комітетом підприємства, установи, організації. Письмовий договір про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність укладається між підприємством, установою, організацією і всіма членами колективу (бригади).
Перелік робіт, при виконанні яких може запроваджуватися колективна (бригадна) матеріальна відповідальність, умови її застосування, а також типовий договір про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність розробляються за участю профспілкових об’єднань України та затверджуються Міністерством праці України.
Зразок 2.5
Зразок 2.6
Типова форма “Договору про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність” наведена у додатку Б2.
Для оформлення приймання матеріальних цінностей, які мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника, а також при прийманні матеріалів, які прибули без документів застосовується “Акт про приймання матеріалів” (форма № М-7). Після приймання цінностей акти з прикладанням документів (товарно-транспортних накладних) передаються: один до бухгалтерії підприємства для обліку переміщення (руху) матеріальних цінностей, а другий – відділу постачання або юридичному відділу для направлення листа-претензії постачальнику.
Необхідні додаткові дані, які не відокремлені у формі окремими рядками, записуються у розділі “Інші дані”.
Акт у 2-х примірниках складається приймальною комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи та представника відправника (постачальника) або представника незацікавленої організації.
Акт затверджується керівником підприємства (організації) чи особою, яка на те уповноважена. Типова Форма документа “Акт про приймання матеріалів” (Форма № М-7) і зразок його оформлення наведено у додатку БЗ.
Треба зазначити, що надходження товарно-матеріальних цінностей на підприємство може знаходити своє відображення як на балансових, так і на позабалансових рахунках одночасно.
Так, рахунок 02 “Активи на відповідальному зберіганні” призначено для обліку цінностей, які тимчасово знаходяться на підприємстві та не є його власністю, прийняті на комісію, у переробку, до монтажу, в довірче управління. Облік цих цінностей ведеться за цінами, що передбачені в договорах, приймально-передавальних актах тощо. Усі товарно-матеріальні цінності, що обліковуються на цьому рахунку, інвентаризуються в порядку і строки, передбачені для власних цінностей.
Позабалансовий рахунок 02 “Активи на відповідальному зберіганні” має такі субрахунки:
021 “Устаткування, прийняте для монтажу”;
022 “Матеріали, прийняті для переробки”;
023 “Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні”;
024 “Товари, прийняті на комісію”;
025 “Майно в довірчому управлінні”.
На позабалансовому субрахунку 021 “Устаткування, прийняте для монтажу” обліковуються підрядною організацією обладнання, устаткування та інші товарно-матеріальні цінності, які надійшли від замовника та прийняті для монтажу. Аналітичний облік обладнання, устаткування та інших товарно-матеріальних цінностей, прийнятих для монтажу, ведеться за замовниками, за видами товарно-матеріальних цінностей, окремими об’єктами й агрегатами та місцями їх розташування. Облік затрат на монтаж цих цінностей здійснюється на рахунках обліку витрат виробництва (за винятком вартості самих цінностей, прийнятих для монтажу).
На позабалансовому субрахунку 022 “Матеріали, прийняті для переробки” ведеться облік руху надходження сировини та матеріалів від замовника, які прийняті для переробки (давальницька сировина) і не оплачуються одержувачем, та їх вибуття (в тому числі в іншому матеріальному вигляді). Аналітичний облік давальницької сировини ведеться за замовниками, видами сировини й матеріалів та за місцями їх зберігання чи переробки. Облік затрат з переробки чи доробки давальницької сировини здійснюється на рахунках обліку витрат виробництва (за винятком вартості давальницької сировини замовника).
На позабалансовому субрахунку 023 “Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні” ведеться облік прийнятих товарно-матеріальних цінностей на відповідальне зберігання з приводу відмови від акцепту розрахункових документів постачальників; одержаних від постачальників, але несплачених товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), заборонених до витрачання до їх оплати; одержаних ТМЦ надміру, ніж в видаткових документах постачальників; сплачених покупцями товарно-матеріальних цінностей, які дозволено, як виняток, залишати на відповідальному зберіганні, оформлених охоронними розписками, та не вивезених з причин, не залежних від підприємства, тощо. Аналітичний облік товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, ведеться по підприємствах-власниках, за видами, сортами та місцями зберігання. Цінності, що залишені на відповідальне зберігання, мають зберігатися окремо від власних.
На позабалансовому субрахунку 024 “Товари, прийняті на комісію” обліковуються одержані товари у межах договорів комісії (консигнації), поруки та інших цивільно-правових договорів, що уповноважують підприємство здійснювати продаж товарів від імені та за дорученням іншої особи без передачі права власності на такі товари. Аналітичний облік товарів, прийнятих на комісію (консигнацію), ведеться за видами товарів та комітентами.
На позабалансовому субрахунку 025 “Майно в довірчому управлінні” обліковується майно, що надійшло в довірче управління, а також товарно-матеріальні цінності, які надійшли повіреному при виконанні доручення довірителя на підставі договору доручення від третіх осіб. Аналітичний облік ведеться за об’єктами, ТМЦ, місцезнаходженнями та власниками.
Для обліку руху матеріальних цінностей в середині підприємства та їх відпуску підрозділам свого підприємства, що розташовані за межами його території, а також стороннім організаціям застосовується “Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів” (форма № М-11).
Накладна-вимога виписується в двох примірниках і підписується головним бухгалтером або особою, на те уповноваженою.
У випадку відпуску матеріалів підрозділам свого підприємства один примірник передається одержувачам (цеху, дільниці та ін.), другий – складу, який потім передається до бухгалтерії.
У випадку переміщення матеріалів із одного підрозділу до іншого накладну-вимогу складає матеріально відповідальна особа складу (цеху), що здає цінності. Один примірник служить складу (цеху), що здає, основою для списання цінностей, а другий – складу (цеху), що приймає для оприбуткування. Графа 11 “Інвентарний номер” заповнюється в тому випадку, якщо облік малоцінних та швидкозношуваних предметів ведеться за інвентарними номерами.
У випадку відпуску матеріальних цінностей підрозділам свого підприємства, що розташовані за межами його території, або стороннім організаціям накладну-вимогу виписують на основі договорів, нарядів і інших відповідних документів. Перший примірник передають складу як основу для відпуску матеріалів, другий – одержувачеві матеріалів. При відпуску матеріалів самовивозом накладну-вимогу підписану одержувачем, комірник передає в бухгалтерію для виписки розрахунково-платіжних документів, якщо матеріали відпускалися із наступною оплатою. Типова Форма “Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів” наведена у зразку 2.7.
Для обліку відпуску матеріалів понад встановленого ліміту або при заміні і списанні матеріалів зі складу використовується “Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів” (форма № М-10).
Акт-вимога виписується на один вид матеріалів та його багаторазовий відпуск у межах ліміту у двох примірниках: один примірник для одержувача (цеху, дільниці та т. п.), другий – для складу.
Комірник відмічає в обох примірниках акту-вимоги дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок.
В акті-вимозі одержувача (цеху, дільниці і т. п.) розписується завідуючий складом (комірник), в акті-вимозі складу – представник одержувача (цеху, дільниці).
Здача актів-вимог до бухгалтерії або на обробку засобами обчислювальної техніки здійснюється після видачі всієї кількості матеріалу, що вимагається.
Понадлімітний відпуск матеріалів та заміна одних видів матеріалу іншими допускається тільки з дозволу директора підприємства (організації), головного інженера або осіб, на те уповноважених, і після погодження з відповідними відділами підприємства.
Для оформлення відпуску матеріалів, що систематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби та є підтверджуючим документом для списання матеріальних цінностей зі складу використовується “Лімітно-забірна картка” (форми № М-8 та М-9, М-28 та М-28а).
Лімітно-забірні картки виписуються відділом постачання або плановим відділом на одне або декілька найменувань матеріалів (номенклатурних номерів) у двох примірниках. Один примірник до початку місяця передається цеху (дільниці) – споживачу матеріалів, другий – складу або кладовій цеху (дільниці). Відпуск матеріалів у виробництво здійснюється складом при пред’явленні представником цеху свого примірника лімітно-забірної картки. Комірник відмічає в обох примірниках дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту за кожним номенклатурним номером матеріалів. В лімітно-забірній картці цеху (дільниці) розписується комірник, а в лімітно-забірній картці складу – представник цеху (дільниці).
Для скорочення кількості первинних документів, там, де це доцільно, рекомендується оформляти відпуск матеріалів безпосередньо в картках складського обліку. В цьому випадку видаткові документи на відпуск матеріалів не оформлюються, а сама операція здійснюється на основі лімітних карток, які виписуються в одному примірнику та мають характер бухгалтерських документів. Ліміт відпуску можна вказати і в самій картці. Представник цеху при одержанні матеріалів розписується безпосередньо в картках складського обліку, а в лімітно-забірній картці розписується комірник.
По лімітно-забірній картці ведеться також облік матеріалів, що не були використані у виробництві (повернення). При цьому інших додаткових документів не складається.
Понадлімітний відпуск матеріалів та заміна одних видів матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника підприємства (організації), головного інженера або осіб, ними на те уповноважених. При цьому виписується акт-вимога (форма № М-10).
Зміна ліміту здійснюється тими ж особами, яким надано право його встановлення.
Відпуск матеріальних цінностей здійснюється з тих складів, які позначені в лімітно-забірній картці. Комірник відмічає в лімітно – забірній картці дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту з кожного номенклатурного номера матеріалів. Передача зі складу лімітно-забірних карток в бухгалтерію здійснюється після використання ліміту.
Бланк лімітно-забірної картки з частковим заповненням реквізитів може бути складено за допомогою засобів обчислювальної техніки.
Лімітно-забірна картка призначена:
Форма № М-8 – для багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів на один місяць.
Форма № М-9 – для чотирьохразового відпуску лімітованих матеріалів, що відносяться на один вид витрат (замовлення на один місяць та на різноманітні види витрат (замовлень). В останньому випадку заповнюється графа “Кореспондуючий рахунок”. Типова Форма документа “Лімітно-забірна картка” (Форма № М-9) і приклад її заповнення наведено у зразку 2.8.
Форма № М-28 використовується для відпуску матеріалів на будівельні об’єкти протягом усього періоду будівництва і знаходиться у виконавця робіт. Одночасно складається щомісячна лімітно-забірна картка за формою № М-28а, що знаходиться на складі. При відпуску матеріалів зі складу комірник розписується в лімітно-забірній картці форми № М-28, а одержувач – в лімітно-забірній картці форми № М-28а.
Оформлені лімітно-забірні картки разом з первинними документами додаються до матеріального звіту та здаються комірником і виробником робіт в бухгалтерію. В бухгалтерії згідно зі звітом складу перевіряється правильність списання матеріалів на виробництво по кожному об’єкту та ділянці в цілому і одночасно визначаються дані про витрату матеріалів в лімітно-забірній картці форми № М-28 з початку будівництва кожного об’єкту. Лімітно-забірні картки з незакінчених (що переходять на наступний місяць) об’єктів повертаються виконавцю робіт.
По факту оприбуткування або видачі із складу товарно-матеріальних цінностей комірник, використовуючи інформацію зазначену у первинних документах, здійснює записи у картках складського обліку.
Документ “Картка складського обліку матеріалів” (форма № М-12) застосовується для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом та розміром, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу і ведеться матеріально відповідальною особою (комірником, зав. складом). Записи у картці виконують на підставі первинних прибутково-видаткових документів у день, коли відбувається операція. Типову Форму документа “Картка складського обліку матеріалів” наведено у зразку 2.9.
З метою прискорення пошуку тих чи інших запасів на складі у картках складського обліку зазначаються поряд з іншим номери стелажу та ячейки (координати місця зберігання). Поряд з цим для характеристики матеріалів кожного номенклатурного номера, що знаходяться в місцях зберігання, використовують “Матеріальний ярлик” (форма № М-16). Бланк ярлика заповнюється зав. складом на кожний номенклатурний номер матеріальних цінностей. Заповнений усіма необхідними даними ярлик прикріплюється до місця зберігання матеріальних цінностей та служить для них паспортом.
Типова Форма документа “Матеріальний ярлик” наведена у зразку 2.10.
Для контролю за відхиленням фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу і для контролю залишків матеріалів, що знаходяться без руху використовується “Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу” (форма № М-18).
Довідка складається в одному примірнику завідуючим складом (комірником), який повинен своєчасно повідомити відділу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановленої норми запасу та про залишки матеріалів, що знаходяться без руху.
Довідка заповнюється на підставі даних складського обліку матеріалів. Критерій для включення даних у довідку встановлює відділ матеріально-технічного постачання підприємства (організації).
Після закінчення кожного місяця із складу до бухгалтерії підприємства подається “Звіт про рух матеріальних цінностей”
(зразок 2.11), в якому узагальнюються дані із всіх первинних документів, які стали підставою як для надходження, так і вибуття виробничих запасів за вказаний період.
У звіті в розрізі всіх товарно-матеріальних цінностей зазначається інформація про їх наявність на початок періоду, надходження, вибуття та залишок на кінець періоду.
Враховуючи потреби бухгалтерських працівників, звіт може бути деталізований, зокрема у розрізі джерел надходження виробничих запасів, а також об’єктів їх витрачання.
Матеріально-відповідальні особи можуть складати звіти або лише із використанням натуральних вимірників, або і натуральних і грошових одночасно.
Зауважимо, що “Звіт про рух матеріальних цінностей” складається у двох екземплярах. Перший екземпляр із підписом комірника і прикладеними до нього документами по надходженню і вибуттю матеріальних цінностей передається до бухгалтерії, а другий із підписом бухгалтера, який відповідає за облік матеріалів, повертається завідуючому складом і виступає як підтвердження щодо здачі ним звіту.
Враховуючи те, що на підприємстві може бути велика кількість товарно-матеріальних цінностей, а як наслідок і звіт дуже громіздким, на багатьох підприємствах до звіту по складу включаються лише ті запаси, по яких був рух. За допомогою цього вдається значно зменшити обсяги зайвої інформації і прискорити роботу облікових працівників.
Поряд із звітом про рух матеріальних цінностей із складу підприємства до бухгалтерії може подаватися “Реєстр приймання-здачі документів” (форма № М-13), який застосовується для реєстрації прибутково-видаткових документів, які здаються до бухгалтерії. Реєстр складається в одному примірнику матеріально-відповідальною особою та здається до бухгалтерії підприємства (організації) разом з первинними документами та необхідними додатками.
В будівельних організаціях за умов, коли матеріально – відповідальною особою є начальник дільниці (виконавець робіт) для звіту перед бухгалтерією застосовується “Матеріальний звіт” (форма № М-19).
Матеріальний звіт складається матеріально відповідальними особами тільки у кількісному виразі та в одному примірнику і подається до бухгалтерії після закінчення місяця. Розцінка надходження та використання матеріалів проводиться бухгалтерією безпосередьо у матеріальному звіті.
Зразок 2.9
Зразок 2.10
До матеріальних звітів, як правило, повинні включатися усі матеріали, які були та є у наявності на складі (коморі), незалежно від того був чи не був рух цих матеріалів за звітний місяць.
Разом із матеріальним звітом до бухгалтерії подаються усі первинні документи на прибуток та видаток матеріалів з вказівками про кількість документів та їх номерів окремо за прибутком та видатком.
Виходячи із даних звіту про рух матеріальних цінностей, або матеріального звіту, бухгалтер здійснює записи про надходження, вибуття та залишки товарно-матеріальних запасів за окремий місяць у регістр синтетичного і аналітичного обліку “Оборотна відомість по товарно-матеріальних рахунках” (зразок 2.12.), або Відомість 2-М (див. дод. А 2).
Після співставлення звіту комірника із даними виробничих звітів підрозділів підприємства, а також із даними щодо розрахунків ізпостачальниками, інформація про надходження і витрачання виробничих запасів знаходить своє відображення при журнально-ордерній формі обліку у журналах-ордерах № 3 і № 5, а при спрощеній формі обліку у Відомостях 2-М, 3-М (розділ І), 5-М (розділ II) (див. дод. А).
Зразок 2.11
Зразок 2.12
На підприємствах (в організаціях), які обліковують матеріали за оперативно-бухгалтерським методом, ведеться “Відомість обліку залишків матеріалів на складі” (форма № М-14). Відомість обліку залишків заповнюють за даними карток складського обліку, перевірених бухгалтерією. Вірогідність перенесення залишків до відомості підтверджується підписом особи, яка перевіряє.
